Pekerjaan Administrasi Perusahaan

Pengelolaan Dokumen

Pengaturan Jadwal dan Rapat

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Agar bisa lebih memahami tentang administrasi perkantoran, mari kita simak pendapat para ahli di bawah ini:

George Terry menjelaskan bahwa admin kantor adalah pengendalian, perencanaan, dan pengorganisasian pekerjaan dalam suatu kantor dan menjadi penggerak pada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Dalam perusahaan modern, pekerjaan administrasi juga sering terlibat dalam manajemen sumber daya manusia (SDM). Tugas ini meliputi pengelolaan data karyawan, pengaturan jadwal cuti, hingga proses rekrutmen. Teknologi telah membuat tugas-tugas administrasi SDM menjadi lebih cepat dan lebih mudah, seperti penggunaan software HRIS (Human Resource Information System) untuk mengelola data karyawan.

Sebagai seorang staf administrasi, kamu bisa bertanggung jawab untuk memantau absensi, mengatur penggajian, atau mendukung proses rekrutmen. Hal ini memastikan perusahaan memiliki data yang akurat dan karyawan yang bekerja sesuai dengan kebijakan yang ada.

Baca Juga: Panduan Menjadi Seorang Administrasi Bisnis untuk Pemula yang Efektif

Diterapkan oleh Semua Pihak dalam Organisasi

Ruang lingkup adminisitrasi harus diterapkan oleh semua pihak, baik itu dari pimpinan tertinggi hingga pegawai terendah, setiap orang dapat menyelesaikan pekerjaan kantor.

Karena pekerjaan kantor tersebar ke seluruh bagian organisasi, pekerjaan akan dilakukan oleh semua orang di dalam organisasi.

Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok karyawan (misalnya, bagian administrasi), pekerjaan ini akan bisa dimonopoli oleh kelompok karyawan tersebut.

Pekerjaan kantor akan dialihkan dari pejabat tertinggi (tanpa mengubah posisi mereka) ke karyawan dengan peringkat terendah.

Misalnya, supervisor menelepon kantor lain untuk mengumpulkan data atau informasi yang diperlukan, atau harus menerima telepon dari kantor lain.

Mandor pabrik mendata pekerja yang tidak hadir atau lembur tanpa mengurangi tanggungjawab utamanya sebagai mandor.

Selain bersih-bersih kantor, karyawan OB juga biasanya mendapat pekerjaan yang meliputi mengirim surat dan mengisi buku ekspedisi.

Baca juga: Ruang Lingkup Administrasi: Unsur, Tujuan, Prinsip

Manajemen Inventaris

Skill yang Harus Dikuasai Staff Administrasi

Untuk bisa menjadi seorang staff administrasi yang profesional tentunya kita harus menguasai beberapa kemampuan atau skill terlebih dahulu, Adapun untuk skill yang harus dikuasai oleh seorang staff administrasi yaitu sebagai berikut.

Skill pertama yang harus dikuasai oleh seorang staff administrasi adalah critical thinking atau berpikir kritis, skill ini sangat berguna terutama ketika kamu dihadapkan untuk mengambil sebuah keputusan. Ketika kamu memiliki critical thinking tentunya kamu bisa memilih keputusan mana yang harus diprioritaskan.

Skill berikutnya adalah komunikasi, seorang staff administrasi harus bisa berkolaborasi dengan staff lain ataupun personil pendukung dari pekerjaan yang sedang kamu kerjakan. Selain itu saat kamu memiliki skill komunikasi yang baik tentunya kamu juga bisa menjalin relasi dengan divisi lain dengan mudah.

Berikutnya adalah skill leadership atau kepemimpinan, kamu harus memiliki sifat ini karena seorang staff administrasi biasanya akan berorientasi pada detail dan menjadi seorang yang terorganisir. Tidak hanya itu biasanya seorang staff administrasi juga tidak jarang akan bekerja bersama staff administrasi lain Jadi kamu harus bisa mengarahkan dan berkolaborasi dengan yang lain.

Skill yang harus dikuasai seorang staff administrasi berikutnya adalah multitasking, biasanya Stefan administrasi harus mampu menangani beberapa tugas tertentu dengan sekaligus sehingga keterampilan multitasking ini sangatlah dibutuhkan Jika kamu ingin menjadi seorang staff administrasi yang profesional.

Skill terakhir yang harus dikuasai oleh seorang staff administrasi adalah skill dalam penggunaan software, setidaknya seorang staff administrasi harus bisa menguasai software Microsoft Office atau skill serupa yang akan membantu menangani dalam proses administrasi perusahaan.

Pengelolaan Surat-Menyurat

Tugas Administrasi Perkantoran

Pekerjaan administrasi perkantoran mencakup berbagai tugas yang mendukung kelancaran operasional dan manajemen suatu kantor.

Umumnya pekerjaan ini dikerjakan oleh mereka yang menempuh kuliah di jurusan administrasi, baik administrasi secara umum ataupun khusus seperti negera, bisnis, dan lainnya.

Berikut adalah beberapa contoh pekerjaan dalam administrasi perkantoran:

Bersifat Pelayanan

Ruang lingkup administrasi lebih bersifat pelayanan karena dapat membantu tugas-tugas lain, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.

Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang lain agar bisa bekerja lebih efektif.

Pelayanan mengacu pada pengelolaan administrasi yang dilakukan untuk pelaksanaan pekerjaan pelaksana guna mencapai tujuan perusahaan.

Seperti yang telah disebutkan di atas, pekerjaan kantoran ini dirancang untuk memberikan layanan kepada mereka yang melaksanakan pekerjaan (tugas utama kantor) guna mencapai tujuan organisasi.